Ujazd, dnia 13.12.2018 r.

Znak sprawy: RPG. 673.2.1.2018.D.K.

Zaproszenie do składania ofert

I.Zamawiający :

Zamawiającym jest :

Gmina Ujazd

Plac Kościuszki 6 , 97-225 Ujazd

Tel.  044 719 21 23, fax: 044 719 21 29

adres internetowy: www.ujazd.bip.cc

adres poczty elektronicznej: ugujazd@ujazd.com.pl

II.Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego o wartości szacunkowej zamówienia nie większej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 30 tyś euro, na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Ujeździe wprowadzonym Zarządzeniem Nr 117/2015 Wójta Gminy Ujazd z dnia 17 sierpnia 2015r.

III.Oznaczenie postępowania

Postępowanie oznaczone jest jako:

„Opracowywanie projektów decyzji o warunkach zabudowy oraz projektów decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego na terenie Gminy Ujazd w roku 2019.”

Wszelka korespondencja oraz dokumentacja w tej sprawie będzie powoływać się na powyższe oznaczenie.

IV.Opis przedmiotu zamówienia

1. Podstawą prawną sporządzenia przedmiotu zamówienia jest art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 27 marca 2003r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 1945), zgodnie z którym w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego określenie sposobów zagospodarowania i warunków zabudowy terenu następuje w drodze decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, przy czym lokalizację inwestycji celu publicznego ustala się w drodze decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego, zaś sposób zagospodarowania terenu i warunki zabudowy dla innych inwestycji ustala się w drodze decyzji o warunkach zabudowy.
2. Zamawiający przyjmuje, że ilość opracowanych projektów decyzji o warunkach zabudowy wraz z analizą urbanistyczną oraz projektów decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego wraz z analizą urbanistyczną w roku 2019 wyniesie do 140 sztuk. Jest to ilość szacunkowa dla określenia wartości zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje zrealizowania w/w ilości sztuk projektów decyzji.
3. Dokumenty będące przedmiotem zamówienia powinny być opracowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, to jest ustawą z dnia 27 marca 2003r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 1945), rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie sposobu ustalania wymagań dotyczących nowej zabudowy i zagospodarowania terenu w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (Dz. U. z 2003r. Nr 164, poz. 1588), rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie oznaczeń i nazewnictwa stosowanych w decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz w decyzji o warunkach zabudowy (Dz.U. z 2003r., Nr 164, poz. 1589) oraz przepisami odrębnymi.
4. Wykonawca zobowiązany jest do analizy wniosku w zakresie merytorycznym i rzeczowym oraz analizy analiza stanu prawnego i faktycznego terenu przewidzianego pod planowaną inwestycję oraz terenów sąsiednich
5. Wykonawca zobowiązany jest do analizy warunków i zasad zagospodarowania terenu oraz jego zabudowy, wynikających z przepisów odrębnych, na podstawie wizji lokalnej w miejscu lokalizacji inwestycji, w tym wykonanie dokumentacji fotograficznej jeżeli Zamawiający wskaże taką potrzebę.
6. Wykonawca zobowiązany jest do określenia nieruchomości, które w jego ocenie wyznaczą krąg stron postępowania, z pisemnym uzasadnieniem w przypadku kiedy Zamawiający o takie wystąpi.
7. Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia na piśmie analizy urbanistycznej, zawierającej uzasadnienie jej wyników wraz z załącznikiem graficznym.
8. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania treści projektów decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego wraz z załącznikami, z uwzględnieniem przepisów ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, przepisów wykonawczych do tej ustawy, obowiązującą Polską Normą oraz przepisami odrębnymi.
9. Wykonawca zobowiązany jest do analizy uwag, wniosków i zastrzeżeń stron postępowania, z wnioskami na piśmie.
10. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania właściwych w sprawie podmiotów uzgadniających.
11. W przypadku wniosków i zastrzeżeń stron postępowania po opracowaniu projektu decyzji, a przed jej wydaniem, Wykonawca zobowiązany jest do ponownego opracowania projektu decyzji zgodnie z procedurą określoną przepisami prawa, jeśli będzie to możliwe i konieczne.
12. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania projektów decyzji z wniosków o wprowadzenie zmian w wydanych wcześniej  decyzjach o warunkach zabudowy i decyzjach o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego.
13. Wykonawca zobowiązany jest do rozpatrzenie innych spraw określonych przez Zamawiającego w zakresie mającym bezpośredni związek i wpływ na realizację zadania.
14. W przypadku wniesienia odwołania od decyzji, Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego opracowania projektu pisma do organu II instancji, łącznie z uzasadnieniem stanowiska.
15. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania projektów opinii dotyczących postępowania o wydanie decyzji  o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego prowadzonych przez inne  organy, w zakresie dotyczącym właściwości Wójta Gminy Ujazd, jeżeli Zamawiający wskaże taką potrzebę.
16. Wykonawca przekaże Zamawiającemu 1 egzemplarz projektu decyzji wraz z załącznikami oraz 1 egzemplarz końcowego projektu decyzji w formie papierowej i w wersji elektronicznej edytowalnej. Wersja elektroniczna dotyczy części tekstowej projektu oraz dokumentacji fotograficznej. Część tekstowa powinna być przekazana w formacie „.doc” lub „.docx”.
17. Załączniki graficzne do decyzji wykonawca sporządza na arkuszach formatu nie większego niż format A3, z zachowaniem skali mapy. W przypadku mapy przekraczającej format A3 dopuszcza się sporządzenie załączników graficznych podzielonych na arkusze nie większe niż format A3, zanumerowanych w sposób kolejny, gwarantujący właściwe przyporządkowanie danego arkusza do danego fragmentu mapy.
18. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania opinii do wniosków w sprawie zmiany decyzji o warunkach zabudowy i decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego w terminie 14 dni od daty przekazania przez Zamawiającego wniosku w tej sprawie.
19. Zamawiający zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania Wykonawcy wniosku o wydanie decyzji wraz z załącznikami oraz dostarczenia Wykonawcy wszystkich niezbędnych materiałów koniecznych do opracowania przedmiotu zamówienia. Zamawiający zobowiązany jest również do przeprowadzenia procedury administracyjnej dotyczącej przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności, wysyłania oraz ponoszenia kosztów korespondencji wysyłanej w imieniu Zamawiającego, ponoszenia kosztów związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów będących przedmiotem zamówienia.
20. Miejscem przekazania wniosku o wydanie decyzji warunkach zabudowy oraz decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz odbioru prac jest siedziba Zamawiającego. Odbiór wniosku przez Wykonawcę nastąpi nie rzadziej niż jeden raz tygodniowo, chyba że Zamawiający zgłosi brak takiej potrzeby.
21. Wykonawca będzie przekazywać bezpośrednio wyznaczonemu w Urzędzie Gminy Ujazd pracownikowi wykonane w całości zadania w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania kompletnego wniosku w przypadku projektu decyzji o warunkach zabudowy, zaś w przypadku decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego termin ustala się na 7 dni.
22. Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

CPV: 71.40.00.00-2 usługi architektoniczne dotyczące planowania przestrzennego i zagospodarowania przestrzennego

V.Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w ratach za faktycznie wykonaną usługę na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę, zawierającej wykaz opracowanych projektów decyzji, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 14 dni od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego.
2. Wykonawca będzie wystawiał należne faktury na: Gmina Ujazd, Pl. Kościuszki 6, 97-225 Ujazd, NIP: 773-22-22-057.

VI.Oferty częściowe i wariantowe oraz informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę tylko na całość zamówienia.

VII.Miejsce i termin wykonania zamówienia

1. Miejsce wykonania zamówienia obejmuje nieruchomości położone na terenie Gminy Ujazd oraz nieruchomości położone poza terenem Gminy Ujazd, w stosunku do których prowadzone będą przez Wójta Gminy Ujazd postępowania dot. ustalenia warunków zabudowy oraz ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego wg właściwości wynikającej z ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1257, ze zm.),  ustawy z dnia 27 marca 2003r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 1945), oraz na podstawie porozumień zawartych z innymi gminami.
2. Zamawiający wymaga świadczenia usługi w zakresie wniosków złożonych w siedzibie Zamawiającego w okresie od 01 stycznia do 31 grudnia 2019r.

VIII.Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków:

1. Wiedza i doświadczenie: wymagane jest, aby Wykonawca posiadał wiedzę i doświadczenie w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) opracował co najmniej 150 projektów decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (projektów decyzji o warunkach zabudowy oraz/lub/i projektów decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego).
2. Zdolność techniczna i zawodowa: wymagane jest aby Wykonawca wykazał się odpowiednim potencjałem technicznym i zawodowym, tj. osobami posiadającymi stosowne uprawnienia określone w ustawie z dnia 27 marca 2003r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz. U. z 2018r. poz. 1945), zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawi pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób, o których mowa powyżej, zdolnych do wykonania zamówienia.

IX.Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają złożyć Wykonawcy wraz z ofertą w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu i w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania:

1. Wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, długości, daty wykonania i odbiorców oraz załączeniem dowodów potwierdzających ich wykonywanie lub wykonanie w sposób należyty. W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów ani dokumentów potwierdzających należytość wykonania, o których mowa powyżej (wzór wykazu stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego).
2. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności oraz informacji o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór wykazu stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego).

X.Sposób przygotowania oferty

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Oferta musi być złożona w formie pisemnej, zgodnie z wymaganiami opisanymi w niniejszym zapytaniu.
3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
4. Formularz oferty oraz dokumenty sporządzane przez Wykonawcę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Wszystkie kartki oferty powinny być ponumerowane i trwale spięte.
5. Wskazane jest, aby wszystkie miejsca, w których wykonawca naniósł poprawki były parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

XI.Zawartość oferty i sposób jej przedstawienia

1. Oferta powinna zawierać

1. formularz ofertowy - sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 1 do zaproszenia;
2. pełnomocnictwo do podpisania oferty lub inny dokument, z którego wynika umocowanie do podpisania oferty. Pełnomocnictwa należy przedłożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę;
3. oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt. IX.

XII.Opakowanie oferty

Wykonawca powinien umieścić oryginał oferty wraz z wymaganymi dokumentami w jednym, nieprzejrzystym, zabezpieczonym w sposób trwały, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres Zamawiającego i zawierającym oznaczenie:

„Oferta na Opracowywanie projektów decyzji o warunkach zabudowy oraz projektów decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego na terenie Gminy Ujazd w roku 2019  - nie otwierać przed dniem 21.12.2018r. godz. 14:00.”.

Jeżeli oferta zostanie sporządzona i opisana w inny sposób niż powyżej, Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za jej przedwczesne, przypadkowe otwarcie.

XIII.Zmiana lub wycofanie oferty

Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem “ZMIANA”,

Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie należy opatrzyć napisem “WYCOFANE”.

XIV.Miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy: złożyć w siedzibie Zamawiającego: Urząd Gminy w Ujeździe, Plac Kościuszki 6, 97-225 Ujazd, pokój nr 1- Sekretariat, w godzinach pracy urzędu, tj. 7³⁰ - 15³⁰ - poniedziałek, środa-czwartek; 8³⁰ - 16³⁰ – wtorek.
2. Termin składania ofert upływa w dniu 21.12.2018r. o godz. 14:00 (czasu lokalnego).
3. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty faksem na nr: 44 719 21 29 lub e-mailem na adres: ugujazd@ujazd.com.pl – wyłącznie skan oryginału podpisanej oferty.
4. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy bez rozpatrzenia.

XV.Opis sposobu porozumiewania się z Wykonawcami

1. Postępowanie prowadzone jest w formie pisemnej. Dla zachowania terminów wymaganych dla poszczególnych czynności wystarczające jest dokonanie czynności w formie faksu bądź drogą elektroniczną pod warunkiem niezwłocznego potwierdzenia na piśmie.
2. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia treści niniejszego zaproszenia. Zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
3. Osobami upoważnionymi do kontaktu z wykonawcą są:

1.  Grzegorz Zimnicki – Kierownik Referatu Planowania Przestrzennego i Gospodarki Komunalnej, tel.:  44 719 21 29, wew. 28,  GSM: 502 589 614,
2.  Dariusz Koniarz – Podinspektor ds. planowania przestrzennego, tel.: 44 719 21 29, wew. 28.

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu na numer 44 719 21 29, bądź drogą elektroniczną na adres ugujazd@ujazd.com.pl uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do zamawiającego przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona na piśmie.

XVI.Opis sposobu obliczenia ceny oferty

1. Wykonawca podaje:

1.  cenę brutto za 120 szt. projektu decyzji o warunkach zabudowy, w tym cenę brutto za 1 szt. projektu tej decyzji,
2.  cenę brutto za 20 szt. projektu decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, w tym cenę brutto za 1 szt. projektu tej decyzji,
3. cenę brutto za 1 szt. projektu zmiany decyzji o warunkach,
4. cenę brutto za 1 szt. projektu zmiany decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,

w sposób wskazany w formularzu oferty (załącznik nr 1 do zaproszenia).

1. Cena musi zawierać wszystkie koszty Wykonawcy i opłaty związane z realizacją zamówienia.
2. Wykonawca podaje stawki w złotych polskich  z dokładnością do 1 grosza.
3. Cena podana w ofercie jest ceną stałą w całym okresie realizacji przedmiotu zamówienia.
4. Wykonawca zobowiązany jest do obliczenia ceny oferty biorąc pod uwagę wymagania zapytania ofertowego, w szczególności opisu przedmiotu zamówienia oraz projektu umowy (załącznik nr 4 do zapytania).
5. Zasady rozliczeń pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą zostały ujęte we wzorze umowy (załącznik nr 4 do zapytania).

XVII.Miejsce i termin otwarcia ofert

1. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w Urzędzie Gminy w Ujeździe, pokój nr 14, Plac Kościuszki 6, 97-225 Ujazd, w dniu 21.12.2018r. godz. 14:30 (czasu lokalnego).
2. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
3. Podczas otwarcia ofert podane zostaną nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny.

XVIII.Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

XIX.Kryteria oceny ofert, opis kryteriów i wybór oferty najkorzystniejszej

Przy ocenie ofert zamawiający będzie kierował się kryterium ceny (100% - 100 pkt.). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną za realizację zamówienia przy przyjęciu wykonania 120 szt. projektów decyzji o warunkach zabudowy, 20 szt. projektu decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz po jednej szt. projektu zmiany decyzji: o warunkach zabudowy i lokalizacji inwestycji celu publicznego. Zamawiający dokona oceny na podstawie wartości łącznej za w/w ilości przyjętych do wykonania projektów decyzji na podstawie poniższego wzoru:

                                                           cena najniższa

liczba punktów oferty badanej = ---------------------------------------     x 100 pkt.

                                                            cena badana

Zamawiający zastosuje we wszystkich wyliczeniach zaokrąglenia wyników do dwóch miejsc po przecinku.

XX.Badanie i ocena ofert

1. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
2. Wyjaśnienia Wykonawcy i poprawienie omyłek nie mogą prowadzić do zmiany treści złożonej oferty.
3. Zamawiający może poprawić: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z istotnych warunkami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
4. Poprawienie omyłek nie może prowadzić do wytworzenia oświadczenia woli o nowej treści. Zamawiający nie będzie modyfikować oświadczenia woli wykonawcy, jeżeli nie będzie w stanie bez jego pomocy, a tym samym ingerowania w treść oświadczenia woli Wykonawcy złożonego w ofercie, skorygować wysokości ceny oferty.
5. Oferta, która nie spełni warunków Zamawiającego zostanie odrzucona.

XXI.Postanowienia umowne

Postanowienia umowne zawarte zostały w załączniku nr 4 - wzór umowy.

Wykaz załączników

Załącznik nr 1       -               Formularz oferty

Załącznik nr 2       -               Wykaz usług

Załącznik nr 3       -               Wykaz osób

Załącznik nr 4       -               Wzór umowy