Ujazd, dnia 12.10.2017r.

Numer: RIR.042.7.5.2017
 

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

1. Zamawiający :

Zamawiającym jest :

Gmina Ujazd

Plac Kościuszki 6 , 97-225 Ujazd

tel.  044 719 21 23 wew. 48, fax: 044 719 21 29, wew. 47

adres internetowy: www.ujazd.bip.cc

adres poczty elektronicznej: inwestycje@ujazd.com.pl

1. Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego o wartości szacunkowej zamówienia nie większej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 30 tyś euro, na podstawie Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Urzędzie Gminy w Ujeździe. 

1. Oznaczenie postępowania

Postępowanie oznaczone jest jako:

Zakup i dostawa sprzętu RTV i AGD w ramach projektu „Akademia kreatywnego przedszkolaka” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.

Wszelka korespondencja oraz dokumentacja w tej sprawie będzie powoływać się na powyższe oznaczenie.

1. Opis przedmiotu zamówienia
   1. Postępowanie oznaczone jest jako: Zakup i dostawa sprzętu RTV i AGD w ramach projektu „Akademia kreatywnego przedszkolaka” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.
   2. Przedmiot zamówienia został podzielony na 2 części:

Część I Zakup i dostawa sprzętu RTV

Szczegółowy zakres zamówienia zawiera załącznik nr 1 A do niniejszego zaproszenia

Część I Zakup i dostawa sprzętu AGD

Szczegółowy zakres zamówienia zawiera załącznik nr 1 B do niniejszego zaproszenia

1. Zamawiający, informuje że :

• Tam, gdzie w opisie przedmiotu zamówienia lub w jakiejkolwiek innej części zaproszenia do składania ofert zostało wskazane pochodzenie (marka, znak towarowy, producent, dostawca) sprzętu AGD i RTV, Zamawiający dopuszcza zastosowanie produktów równoważnych. Pod pojęciem równoważności rozumieć należy, iż produkt równoważny zagwarantuje realizacje zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz zapewnia uzyskanie parametrów technicznych co najmniej takich jak założone są w załączniku Nr 1 A /B do niniejszego zapytania. Zamawiający wymaga, aby produkt równoważny  był podobny pod względem gabarytów, konstrukcji (wielkość, rodzaj, właściwości), charakteru użytkowego (tożsamość funkcji) charakterystyki materiałowej (rodzaj i wielkość materiałów), parametrów technicznych (wytrzymałość, trwałość, wydajność) oraz parametrów bezpieczeństwa użytkowania. Charakterystyka oferowanych sprzętów musi pozwolić na osiągnięcie zakładanych celów Projektu oraz efektów edukacyjnych,
• Zamawiający wymaga, aby wszystkie elementy przedmiotu zamówienia, które tego  wymagają zaopatrzone  były w instrukcję, karty gwarancyjne, atesty, certyfikaty w języku polskim,
• Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia przedmiotu zamówienia własnym transportem, na własny koszt i ryzyko do siedziby placówki oświatowej tj.: Przedszkola Samorządowego w Osiedlu Niewiadów, Osiedle Niewiadów 27, 97-225 Ujazd,
• Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę sprzętów RTV i AGD fabrycznie nowych  i wolnych od wad fizycznych i prawnych, dotąd nie używanych oraz nie będących przedmiotem osób trzecich .
• Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia przedstawicielom Zamawiającego odpowiednich atestów, certyfikatów, świadectw dopuszczających do użytku w placówkach oświatowych dostarczonych pomocy plastycznych, nazwę producenta i inne dane określone w odrębnych przepisach;
  1. CPV

39710000-2 - Elektryczny sprzęt gospodarstwa domowego

39711350-7 – Gofrownice

39711211-1 – Miksery kuchenne

32000000-3 - Sprzęt radiowy, telewizyjny, komunikacyjny, telekomunikacyjny i podobny

32300000-6 - Odbiorniki telewizyjne i radiowe oraz aparatura nagrywająca dźwięk lub obraz lub aparatura powielająca

32310000-9 - Odbiorniki audycji radiowych

1. Wymagana gwarancja:

Wykonawca zobowiązany jest udzielić na całość przedmiotu zamówienia co najmniej 2 letniej gwarancji. Przez całość przedmiotu zamówienia Zamawiający rozumie wszelkie wykonane dostawy i usługi objęte zamówieniem. Oferowany okres gwarancji należy podać w formularzu oferty.

1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na 1 część lub całość zamówienia. Wykonawca składając ofertę na konkretną część zobowiązany jest wycenić wszystkie sprzęty RTV/AGD wyszczególnione w tej części (załączniki 1 od A do B). W przypadku niewypełnienia powyższych zapisów Zamawiający uzna ofertę za niekompletną, która podlegać będzie odrzuceniu, ze względu na brak możliwości porównania ofert.
2. Zamawiający dopuszcza powierzenie zamówień podwykonawcom. W formularzu oferty- załącznik nr 2 do zaproszenia- należy podać zakres zamówienia powierzony podwykonawcom oraz firmy podwykonawców.
   1. Szczegółowe obowiązki dotyczące podwykonawców ujęte zostały we wzorze umowy- załącznik nr 3 do zaproszenia ofertowego.

1. Miejsce i termin wykonania zamawiania
   1. Adres dostarczenia materiałów eksploatacyjnych :

Przedszkole Samorządowe w Osiedlu Niewiadów

Osiedle Niewiadów 27, 97-225  Ujazd

1. Termin wykonania zamówienia:  do 2 tygodni od daty podpisania umowy

1. Zawartość oferty i sposób jej przedstawienia
   1. Wymagania ogólne
      1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
      2. Oferta musi być złożona w formie pisemnej, zgodnie z wymaganiami opisanymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.
      3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane specyfikacją dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
      4. Formularz oferty oraz dokumenty sporządzane przez Wykonawcę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte i ponumerowane.
      5. Wskazane jest, aby wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki były parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
      6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
   2. Zawartość oferty i sposób jej przedstawienia

Oferta powinna zawierać:

1. formularz ofertowy - sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego,
2. wypełniony załącznik nr 1 A /1B (załączniki dotyczące części składanej oferty).
3. Pełnomocnictwo do podpisania oferty lub inny dokument, z którego wynika umocowanie do podpisania oferty. Pełnomocnictwa należy przedłożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność
   z oryginałem przez Wykonawcę.

W przypadku oferty składanej drogą pocztową bądź osobiście Wykonawca powinien umieścić oryginał oferty wraz z wymaganymi dokumentami w jednym, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres Zamawiającego: Urząd Gminy Ujazd, Plac Kościuszki 6, 97-225 Ujazd - zawierającym oznaczenie „Oferta na Zakup i dostawa sprzętu RTV i AGD w ramach projektu „Akademia kreatywnego przedszkolaka” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020”. W zależności czy wykonawca składa ofertę na jedna część lub całość zamówienia należy wskazać na kopercie na jaką część składana jest oferta.

1. Zmiana lub wycofanie oferty

Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem “ZMIANA”,

Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie należy opatrzyć napisem “WYCOFANE”.

1.  Miejsce i termin składania ofert:

Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Urząd Gminy Ujazd, Plac Kościuszki 6, 97-225 Ujazd- Sekretariat, pokój nr 1.

Termin składania ofert upływa w dniu 20.10.2017r. do godz. 14:00

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty faksem na nr: 44 719 21 29 wew. 47, e-mailem na adres: inwestycje@ujazd.com.pl  (skan oryginału dokumentu).

Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy bez rozpatrzenia.

1. Opis sposobu porozumiewania się z Wykonawcami
   1. Postępowanie prowadzone jest w formie pisemnej. Dla zachowania terminów wymaganych dla poszczególnych czynności wystarczające jest dokonanie czynności w formie faksu bądź drogą elektroniczną pod warunkiem niezwłocznego potwierdzenia na piśmie.
   2. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia treści zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert;
   3. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest:

1. Żaneta Janeczek – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji, tel 44 719-21-29 wew. 48
2. Magdalena Duzik – pracownik ds. Biura Projektu, tel 44 719-21-29 wew. 43
3. Anna Żak – Dyrektor Przedszkola Samorządowego w Osiedlu Niewiadów tel. 44 719-23-84
   1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu na numer (44) 719 21 29 w. 47 bądź drogą elektroniczną na adres inwestycje@ujazd.com.pl uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do zamawiającego przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona na piśmie.

1. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
   1. Wykonawca podaje w formularzu ofertowym cenę brutto w złotych polskich zawierającą podatek od towarów i usług w wymaganej przepisami wysokości z dokładnością do jednego grosza, stawkę oraz wartość podatku VAT.
   2. Wykonawca wypełnia tabelę (wzór stanowi załącznik nr od 1A) zawierającą kalkulację ceny ofertowej dostarczanego sprzętu RTV i AGD oraz potwierdzenie spełnienia wymaganych parametrów technicznych określonych przez Zamawiającego w załączniku nr 1 A /1B do zaproszenia .
   3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na 1 część lub całość zamówienia. Wykonawca składając ofertę na konkretną część zobowiązany jest wycenić wszystkie sprzęty RTV/AGD wyszczególnione w tej części (załączniki 1 od A do B). W przypadku niewypełnienia powyższych zapisów Zamawiający uzna ofertę za niekompletną, która podlegać będzie odrzuceniu, ze względu na brak możliwości porównania ofert.
   4. Cena łączna brutto musi zawierać wszystkie koszty wykonawcy związane z realizacją zamówienia
      w tym:

- koszt dostawy,

1. Wykonawca podaje stawki w złotych polskich z dokładnością do 1 grosza.

1. Badanie i ocena ofert
   1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od Wykonawców treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie miedzy zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty, z zastrzeżeniem pkt. 10.2
   2. Zamawiający poprawia w ofercie:

1) oczywiste omyłki pisarskie,

2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zaproszeniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

- niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

1. Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

1. Kryterium oceny ofert

Przy ocenie ofert zamawiający będzie kierował się kryterium cena (100% - 100 pkt.). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta przedstawiająca najniższą cenę. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie ceny oferty podanej w formularzu oferty na podstawie poniższego wzoru:

    cena najniższa

liczba punktów oferty badanej   =  -------------------------------     x  100 pkt

                                                        cena badana

Zamawiający zastosuje we wszystkich wyliczeniach zaokrąglenia wyników do dwóch miejsc po przecinku.

1. Warunki Umowy

Istotne postanowienia umowy zostały określone w załączniku nr 3 do zaproszenia – wzór umowy.

1. Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
   w sprawie zamówienia publicznego.
   1. Wykonawca będzie obowiązany do spełniania wymagań formalnych przez cały okres realizacji zamówienia.
   2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
   3. Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania w sytuacji przekroczenia kwoty przeznaczonej na zakup środków trwałych zaplanowanych w projekcie na ten cel.

Wykaz załączników do zaproszenia :

Załącznik nr 1 A -B- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2- Formularz oferty - wzór

Załącznik nr 3- Wzór umowy

                                                                              Wójt Gminy Ujazd

(-) Artur Pawlak